Fallstudien

Es einfach aussehen lassen

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Die Herausforderung

Wir waren bereits seit einiger Zeit mit dem Leiter des Bereichs GCP/Qualitätssicherung unseres Schweizer Klienten im Gespräch, um den künftigen Bedarf an Auditoren zu ermitteln. In der Vergangenheit hatte es bei der Expertenbeschaffung stets Probleme gegeben, nicht zuletzt, weil die hinzugezogenen Personalagenturen nicht verstanden hatten, welche Qualifikationen für die jeweilige Stelle erforderlich waren. So hatte man beispielsweise häufig Lebensläufe aus dem GMP- statt aus dem GCP-Bereich erhalten.

Das Resultat

Wir unterzeichneten mit der HR-Abteilung einen Exklusivvertrag für die Vermittlung eines stellvertretenden Leiters sowie für die Position des leitenden Auditors und initiierten eine europaweite Suche, da seitens des Klienten der Wunsch nach mehr kultureller Vielfalt innerhalb der Gruppe bestand. Mit allen von uns präsentierten Kandidaten aus Deutschland, Italien, der Schweiz, Spanien, Polen und Großbritannien wurden Telefoninterviews geführt. Von diesen sieben Bewerbern wurden vier zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen. Dies erforderte einen hohen Koordinationsaufwand. Wir leisteten Unterstützung bei der Organisation der Reisevorkehrungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Im Anschluss an die Vorstellungsgespräche absolvierten die zwei ausgewählten Bewerber weitere Telefoninterviews mit Entscheidungsträgern in den USA. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes erhielten wir von unserem Klienten viel Lob für den umfassenden Support und die hohe Effizienz des Rekrutierungsprozesses.

Was der Kunde sagt

"Eine ausgezeichnete Zusammenarbeit mit GxPeople, bestens organisiert und professionell, vor allem aber tolle Kandidaten!"

Was lange währt

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Die Herausforderung

Wir kontaktierten den Geschäftsführer des Medizinprodukte-Standortes unseres Klienten in Österreich, der seit fast einem Jahr auf der Suche nach einem Leiter für den Bereich Qualität war. Im selben Zeitraum hatte man einem Bewerber ein Stellenangebot unterbreitet, das abgelehnt worden war, da dieser nicht bereit war, den Wohnort zu wechseln. Unser Klient hatte fast 40 Personen interviewt, was einen enormen Zeitaufwand bedeutete.

Das Resultat

Wir setzten uns mit der Konzernpersonalleiterin in Verbindung und flogen in die Schweiz zu einem gemeinsamen Treffen, bei dem auch der globale Leiter des Qualitätsmanagements zugegen war. Dort machten wir uns ein detailliertes Bild von der zu besetzenden Stelle und dem geforderten Persönlichkeitstypus. Neben dem Standortproblem war die unzureichende Erfahrung der Bewerber im Produktbereich ein wichtiger Grund, warum man die offene Stelle nicht besetzen konnte. Wir initiierten eine Suche in ganz Österreich und in Deutschland und konnten innerhalb von zwei Wochen drei passgenaue Profile präsentieren, von denen uns zwei bereits bekannt waren. Mit allen drei Bewerbern wurde ein erstes Gespräch geführt. Anschließend wurden zwei der Kandidaten zu einem persönlichen Interview nach Österreich eingeladen, von denen einer die abschließende Vorstellungsrunde in der Schweiz absolvierte. Alles in allem ein großer Erfolg, denn der Kandidat erklärte, dies sei "das beste Bewerbungsverfahren, an dem er je teilgenommen" hätte. Dieser Eindruck beruhte auf Gegenseitigkeit, und der Kunde ist mit der Standortentwicklung seit dem Start des neuen Mitarbeiters sehr zufrieden. Der gesamte Vorgang vom ersten Gespräch bis zur Vertragsunterzeichnung betrug nur sieben Wochen.

Was der Kunde sagt

"Anfangs haben wir gezögert, ob wir eine englische Personalvermittlungsagentur zu Rate ziehen sollten, da wir in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht hatten, doch als wir GxPeople trafen, waren wir sofort zuversichtlich, dass sie den Auftrag erfolgreich erfüllen würden. Wir wurden nicht enttäuscht!"

Im Doppelpack

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Die Herausforderung

Als wir mit dem Klienten in Kontakt traten, suchte dieser gerade Ersatz für die Leitung des Qualitätsbereichs einer großen Parenteralia-Niederlassung in Deutschland – ein Standort, an dem Personalbeschaffung eine Herausforderung ist. Man war sich bewusst, dass sich die Personalsuche schwierig gestalten würde. Die Dringlichkeit wurde noch verschärft, weil etwa zur gleichen Zeit eine Sachkundige Person kündigte.

Das Resultat

Wir flogen zu einem Treffen mit den Leitern der Qualitäts- und Personalabteilung und beide zeigten sich beeindruckt von unserer Branchenkenntnis im Quality- und Pharma-Bereich, durch die wir uns von anderen zuvor konsultieren Personalvermittlungen abhoben. Wir übernahmen die Personalbeschaffung für beide Stellen, die jeweils QP-Status erforderten, jedoch mit abweichenden Anforderungen an die Qualifikation. Die Besetzung der Leitungsposition des Qualitätsbereichs hatte Priorität, da man sich nach Möglichkeit eine Übergabephase wünschte, und wir konnten innerhalb von zwei Wochen drei überzeugende Kandidaten präsentieren. Anschließend galt unsere Aufmerksamkeit der zu besetzenden Stelle der Sachkundigen Person. Wir präsentierten zwei Bewerber und leiteten im Anschluss zügig den Interview-Prozess ein. Einer der Kandidaten wurde für die Stelle ausgewählt. Insgesamt nahm der Prozess von Anfang bis Ende für beide Stellen weniger als drei Monate ein. Wir haben inzwischen eine ausgezeichnete Beziehung mit dem Standort aufgebaut und konnten eine weitere QP-Stelle besetzen. Für die Personalbeschaffung im Bereich Qualität werden wir heute exklusiv angefragt.

Was der Kunde sagt

"Ich kann GxPeople jedem nur wärmstens empfehlen, der auf der Suche nach einer Personalvermittlung ist, die genau zuhört und exakt das liefert, was sie verspricht. Für unsere nächste Vakanz im Qualitätswesen werden wir erneut GxPeople anfragen."

Süddeutsche Erfolgsgeschichte

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Die Herausforderung

Nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit dem Produktionsstandort unseres Klienten in Süddeutschland erhielten die Möglichkeit, für dessen in der Schweiz ansässige Corporate Quality Group zu arbeiten. Die Besetzung einer stellvertretenden Leitungsposition im Bereich externe Qualitätssicherung über die internen Teams und etablierten Lieferanten war bisher erfolglos geblieben. Die Stelle würde in Süddeutschland angesiedelt sein, und als wir hinzugezogen wurden, war es bereits dringend an der Zeit, diese zu besetzen.

Das Resultat

Nachdem wir nach Deutschland gereist waren, um uns mit dem Leiter der europaweiten Qualitätssicherung zu treffen, fand ein ausführliches Briefing statt, welches eine umfangreiche Wunschliste beinhaltete. Voraussetzungen für die Tätigkeit waren umfassende Produktkenntnisse, Erfahrung in der Begleitung von FDA-Inspektionen, standort- und unternehmensrelevante Erfahrung in der Qualitätssicherung, ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und ein überzeugendes Auftreten. Wir initiierten eine europaweite Personalsuche und identifizierten hervorragende Kandidaten aus Deutschland, Serbien und Italien. Insgesamt präsentierten wir vier Bewerber, die es alle in die Interview-Phase schafften. Die größte Herausforderung bestand für den Klienten darin, sich für einen der vier Kandidaten zu entscheiden, da alle sehr gute Qualifikationen für den Posten mitbrachten. Der gesamte Prozess war in weniger als zwei Monaten abgeschlossen und der ausgewählte Bewerber nahm schon kurz darauf seine Arbeit auf.

Was der Kunde sagt

"Ich hatte zuvor noch nicht mit GxPeople gearbeitet, war aber schnell beeindruckt von der hohen Fachkompetenz im Bereich Qualität und der Fähigkeit, interessante Bewerber aus ganz Europa zu vermitteln. Der schwierigste Teil der Übung war eigentlich, sich für einen der Kandidaten zu entscheiden – eine angenehme Abwechslung. Ich habe GxPeople als äußerst professionell, strukturiert und über ein ausgezeichnetes Kandidatennetzwerk verfügend erlebt und freue mich auf eine erneute Zusammenarbeit".

Das perfekte Briefing

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Die Herausforderung

Der Bedarf nach einem regionalen Qualitätsleiter kam für diesen Klienten zu einem recht turbulenten Zeitpunkt. Die Firma war gerade dabei, ein neues Qualitätsmanagementsystem einzuführen. Gleichzeitig wurden die GDP-Regularien von Regierungen und Behörden zunehmend verschärft. Dadurch kam es während des Einstellungsverfahrens zu sich stetig verändernden Anforderungen und Rahmenbedingungen. Es galt sicherzustellen, dass bei allen Beteiligten während des Einstellungsverfahrens von Anfang an gleiche Erwartungen herrschten.

Das Resultat

Wir sprachen mit allen Prozessbeteiligten, um uns ein fundiertes Bild des konkreten Bedarfs zu machen und halfen dabei, die Anforderungen an die neue Unternehmensausrichtung anzupassen. Nach Fertigstellung dieses neuen Anforderungsprofils präsentierten wir dem Klienten eine Auswahl überzeugender Kandidaten, die alle über einschlägige regionale Managementerfahrung verfügten. Innerhalb von sechs Wochen hatten wir erfolgreich einen geeigneten Kandidaten vermittelt, der mit vollem Einsatz durchstartete, um die Organisation bei der Umsetzung ihrer Unternehmenspläne zu unterstützen.

Was der Kunde sagt

"Ich habe GxPeople als außerordentlich professionelle und fachkundige Agentur erlebt, die sich die Zeit genommen hat, unsere Bedürfnisse wirklich zu verstehen. Sie berieten uns zu potenziellen Problemfeldern im Hinblick auf unsere Rekrutierungsstrategie und vermittelten uns eine klare Vorstellung davon, wie sie arbeiten. Mit ausgezeichnetem Ergebnis – denn wir konnten die Position mit einem tollen Kandidaten besetzen."

Mission Impossible

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Die Herausforderung

Wir waren schon seit einer Weile für dieses Unternehmen tätig, als man uns mit einem sehr interessanten Suchmandat beauftragte. Gesucht wurde eine neue Leitung für den Qualitätsbereich des Sterilprodukte-Werks am Standort Buenos Aires mit Berufserfahrung in Europa sowie Kenntnissen in der Begleitung von FDA-Inspektionen sowie im Bereich sterile Produkte und Lyophilisierung (Gefriertrocknung). Zudem waren Spanischkenntnisse in dieser Funktion Voraussetzung.

Das Resultat

Innerhalb von nur einer Woche präsentierten wir fünf hochqualifizierte Kandidaten, die sämtliche Auswahlkriterien erfüllten. Dass wir so schnell reagieren konnten, verdankten wir unserem umfassenden Netzwerk im Pharma-Umfeld. Der nächste und zugleich komplizierteste Teil des Prozesses bestand darin, zahlreiche Telefon- und Skype-Interviews mit Akteuren in Indien und den USA zu arrangieren, von denen viele auf Reisen waren und die Zeitzonen wechselten. Trotz dieser Herausforderungen verlief der Rekrutierungsprozess reibungslos und es fand ein persönliches Vorstellungsgespräch mit dem ausgewählten Bewerber in Mumbai statt. Der erfolgreiche Kandidat war ein Chilene, der 20 Jahre in der Schweiz gearbeitet hatte und wieder näher bei seiner Familie leben wollte.

Was der Kunde sagt

Was Nadia und ihren Kollegen Chris (GxPeople) von den meisten Personalberatungen im Qualitätsbereich unterscheidet, ist ihr tiefgreifendes Verständnis für das GxP-Umfeld. Sie wissen wirklich, wovon sie reden und gewinnen dadurch sehr schnell das Vertrauen von Kunden und Kandidaten. Ich kann sie gar nicht genug dafür loben, wie konsequent sie bei der Vorauswahl der Kandidaten vorgehen und so verhindern, dass die Zeit des Personalverantwortlichen durch ungeeignete Bewerber unnötig strapaziert wird. Nach meiner Erfahrung liegt ihre Erfolgsquote bei nahezu 100 %, was selten ist! Seit ich mit ihnen zusammenarbeite, kann ich darauf vertrauen, dass jeder Auftrag erfolgreich zu Ende gebracht wird. Ich kann Nadia und GxPeople ohne zu zögern weiterempfehlen und freue mich auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit."

Einhaltung des Budgets

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Die Herausforderung

Unser Klient in Deutschland war auf der Suche nach einem qualifizierten Mitarbeiter für die sehr anspruchsvolle Rolle der Sachkundigen Person (Qualified Person). Der entsprechende Kandidat würde neue Fähigkeiten auf dem Gebiet klinischer Prüfpräparate (IMP) erlernen und ein kleines Team von Mitarbeitern im Qualitätswesen bei einem amerikanischen Vertragshersteller (CMO) in Deutschland leiten. Der Kandidat musste fachlich qualifiziert sein und über das nötige kulturelle Gespür verfügen, um in der Zusammenarbeit mit diversen Ansprechpartnern im Qualitätswesen überzeugend aufzutreten. Zuvor hatten bereits zwei Personaldienstleister versucht, den optimalen Kandidaten für die Position zu finden und waren aufgrund der hohen fachlichen und kulturellen Anforderungen sowie des knappen CMO-Budgets gescheitert.

Das Resultat

Wir ermittelten den Bedarf des Unternehmens: schnellstmögliche Verfügbarkeit und fachliche Eignung für die Position. Dank unseres umfangreichen Branchen-Knowhows und unseres fachspezifischen Netzwerks fanden wir eine passende Kandidatin, die gerade ihre bisherige Anstellung gekündigt hatte. Sie passte optimal zu unserem Klienten, der kurzfristig mehrere Interviews mit diversen Stakeholdern in die Wege leitete. Innerhalb kurzer Zeit konnte man der Kandidatin ein Angebot unterbreiten. Obwohl die Bewerberin bereits mehrere Zusagen anderer Unternehmen erhalten hatte, verschaffte uns das gute Verhältnis, das wir während des Rekrutierungsprozesses aufgebaut hatten, einen Vorteil, und sie sagte einigen namhaften Firmen zugunsten unseres Klienten ab, bei dem sie heute äußerst erfolgreich tätig ist.

Was der Kunde sagt

"Wir waren mit dem Service, den wir bei GxPeople erhalten haben, überaus zufrieden. Eine Sachkundige Person zu finden, die über die entsprechende Motivation und die richtigen Qualifikationen verfügt, erwies sich als extrem schwierig, doch GxPeople präsentierte uns eine ausgezeichnete Kandidatin, die sehr motiviert war, Teil unseres Unternehmens zu werden. Wir wissen die Unterstützung von GxPeople im Rahmen dieser Personalsuche sehr zu schätzen."

Sichtweisen verändern

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Die Herausforderung

Wir hatten von mehreren Bewerbern auf dem Stellenmarkt gehört, dass dieses Unternehmen auf der Suche nach einem Leiter für die Qualitätskontrolle an seinem Standort in Norddeutschland war. In der Vergangenheit hatte es einige Schwierigkeiten gegeben und nun war man auf der Suche nach einer starken Führungspersönlichkeit für diese Aufgabe. Die Stelle sollte möglichst zeitnah besetzt werden, doch seit dem Erhalt eines Mahnschreibens von der US-Bundesbehörde zur Überwachung von Nahrungs- und Arzneimitteln (FDA) gingen keine geeigneten Bewerbungen ein. Zudem war der Standort recht abgelegen, was die Auswahl von potenziellen Kandidaten weiter einschränkte.

Das Resultat

Wir flogen zum Standort des Kunden, präsentierten unser Konzept und wurden exklusiv beauftragt. Wir einigten uns auf einen Termin, zu dem spätestens ein Kandidat gefunden sein sollte, und erarbeiteten eine Strategie, um sicherzustellen, dass der Zeitplan eingehalten wurde. Innerhalb von nur fünf Wochen präsentierten wir drei geeignete Kandidaten und innerhalb von sieben Wochen hatte der Wunschkandidat den Vertrag unterschrieben. Inzwischen sind wir weltweiter Partner des Unternehmens für die Personalbeschaffung sämtlicher Führungspositionen im Qualitätswesen.

Was der Kunde sagt

"Meine Firma brauchte dringend jemanden für die Leitung der Qualitätskontrolle. Leider hatten wir in der Vergangenheit keine guten Erfahrungen bei der Besetzung von Führungspositionen gemacht. Die Personalberatung GxPeople setzte sich mit mir in Verbindung, um ihre Dienste anzubieten, und nachdem man sich einen detaillierten Überblick über unsere Anforderungen verschafft hatte, schlug man uns einige interessante Kandidaten vor, von denen einer die ideale Kombination aus Persönlichkeit und fachlicher Expertise mitbrachte. Mit der Auswahl dieses Bewerbers hat das Rekrutierungsverfahren nun seinen erfolgreichen Abschluss gefunden. Die tiefe Branchenkenntnis im Bereich Quality und das hohe Servicelevel von GxPeople haben mich sehr beeindruckt. Ich würde ohne zu zögern jederzeit wieder mit Chris und Nadia zusammenarbeiten."

Branchenkenntnis zahlt sich aus

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Die Herausforderung

Unser Klient benötigte nach einer Umstrukturierung mehrere Kandidaten für leitende Positionen im Bereich Qualitätssicherung mit mindestens zehn Jahren Berufserfahrung. Die gewünschte Produkterfahrung reichte von der sterilen Abfüllung von Kombinationsprodukten bis hin zu biologischen Wirkstoffen und Arzneimitteln. Schwierigkeiten ergaben sich vor allem deshalb, weil die angebotene Vergütung nicht dem geforderten Erfahrungsprofil entsprach. Bei den meisten Kandidaten hatte das Unternehmen zwar einen guten Ruf, doch es bestand wenig Interesse daran, an den Unternehmensstandort umzuziehen. Die Personalabteilung hatte in der Vergangenheit zwar die Dienste verschiedener Personalvermittler in Anspruch genommen, doch es mangelte an geeigneten Profilen. Die Vakanzen blieben teils länger als ein halbes Jahr unbesetzt und die Lage war entsprechend kritisch.

Das Resultat

GxPeople flog binnen einer Woche nach Auftragsannahme zum Standort des Kunden, um das Business- und HR-Team kennenzulernen. Wir erhielten ein ausführliches Briefing vom Verantwortlichen und unterbreiteten Vorschläge, wie wir Kandidaten für die offenen Stellen zu gewinnen gedachten. Da das Budget begrenzt war, konzentrierten wir uns auf relevante Unternehmen in Ländern wie Italien, Spanien und Serbien. In nur drei Monaten konnten wir acht Stellen erfolgreich besetzen. Pro Stelle präsentierten wir bis zu drei geeignete Kandidaten. Alle unsere Kandidaten schafften es in die zweite Runde des Bewerbungsprozesses.

Was der Kunde sagt

"Bei Stellenbesetzungen im Qualitätswesen denken wir heute sofort an GxPeople – für uns DER Ansprechpartner im Quality Bereich. Als ich Nadia und ihr Team zum ersten Mal traf, wusste ich nicht, ob sie die gewünschten Ergebnisse liefern würden, aber bisher war jedes Projekt von Erfolg gekrönt."

Eine "unbesetzbare" Stelle – erfolgreich besetzt

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Die Herausforderung

Im Anschluss an unsere Kontaktaufnahme mit dem Global Head of Quality erhielten wir folgende Aufgabenstellung: Wenn GxPeople es schaffen würde, die seit über einem Jahr vakante Stelle des Head of Compliance in Deutschland erfolgreich zu besetzen, würden weitere Suchmandate beauftragt. Zuvor hatten bereits mehrere Personalvermittlungsagenturen erfolglos versucht, einen Experten für die Position zu finden.

Das Resultat

Da wir wussten, dass der Klient sich bereits von mehreren Vermittlungsagenturen hatte beraten lassen, machten wir uns zunächst ein genaues Bild der Anforderungen. So konnten wir potenzielle Kandidaten auf Herz und Nieren prüfen und sicherstellen, dass sie das Anforderungsprofil zu 100 % erfüllten – ein wichtiger Schritt, da der Interviewprozess rigoros und intensiv war und Schwächen sich sofort offenbaren würden.

Dank unseres umfassenden Netzwerks an Qualitäts-Experten fanden wir innerhalb von drei Wochen vier interessierte Kandidaten. Bereits drei Wochen später konnte der Klient seinem Wunschkandidaten nach einer anspruchsvollen Bewerbungsrunde ein Angebot machen, das mit Freude angenommen wurde. Durch ein genaues Verständnis der spezifischen Anforderungen unseres Kunden und die Vorselektierung passgenauer Kandidaten hatten wir es geschafft, eine vermeintlich unbesetzbare Stelle erfolgreich zu besetzen.

Seit wir unser ausgeprägtes Verständnis für die spezifischen Anforderungen unseres Kunden unter Beweis stellen konnten, haben wir bereits eine Vielzahl von Interim- und Festangestellten an verschiedene Abteilungen innerhalb der D/A/CH Region vermitteln und darüber hinaus eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem internen Personal- und Beschaffungswesen sowie eine unternehmensweite Reputation aufbauen können.

Was der Kunde sagt

"GxPeople ist die beste Personalberatung, mit der ich in den letzten fünf Jahren zusammengearbeitet habe. Die Vorauswahl ist ausgezeichnet und die Bewerber werden während des gesamten Rekrutierungsprozesses begleitet."

Qualität ist keine Handlung, sondern eine Gewohnheit.
ARISTOTELES